Документооборот в ЧТПЗ – все процессы под контролем

Руководство каждой современной компании в металлургической отрасли ожидает высокой исполнительности

от своих сотрудников. Однако создать систему эффективного контроля, не затрачивая массу рабочего времени на совещания и анализ отчетной документации, способен не каждый руководитель.

Группа Челябинский Трубопрокатный Завод (ЧТПЗ) использует систему электронного документооборота с 2008 года. Внедрение программного комплекса и его поддержку осуществляет челябинский интегратор Малахит. Разработанный  этой компанией комплекс Malahit:Documentum направлен на планомерный переход от бумажного управления документами к электронному. Первыми в электронную форму были переведены распоряжения и приказы. Затем – организационно-распорядительные документы. Следующим шагом является создание унифицированной системы контроля исполнительной дисциплины, которая позволяет анализировать исполнительность труда на любых уровнях.

За последние 10 лет в российской металлургии полностью перешли на электронный документооборот десятки предприятий.

Подобная система была создана специалистами Малахит как часть платформы Malahit: Documentum. Ее внедрение на ЧТПЗ началось в прошлом году. Теперь поручение, ранее поступавшее к исполнителю в виде бумажного документа, получило формат электронной карточки с подробным перечнем задач. Система организации делопроизводства точно фиксирует сроки исполнения поручения, а также их перенос или нарушение. В соблюдении сроков помогает функция напоминаний. В каждой карточке, кроме автора документа и непосредственного исполнителя указывается контроллер – сотрудник, отслеживающий ход выполнения задания.  Для оптимизации выполнения поручения исполнитель может воспользоваться функцией делегирования задач внутри своего подразделения.

Какие преимущества несет в себе электронный документооборот для руководства промышленной компании? При огромном количестве производственных и коммерческих задач, стоящих перед подразделениями предприятия, подобная система не позволяет затеряться ни одному документу. В любой момент времени можно получить четкое представление о стадии его выполнения и круге ответственных за него лиц. Прозрачность исполнения поручений позволяет среди прочего:

• получать статистику исполнительности каждого сотрудника;
• контролировать соблюдение сроков;
• определять сложность выполнения задач и т.д.

Система контроля исполнительной дисциплины является не просто удобным помощником руководства предприятия. Она является аналитическим инструментом, позволяющим отлаживать и оптимизировать бизнес-процессы любого субъекта отрасли, будь  то металлоторгующая компания, или завод металлоконструкций. Рядовой сотрудник, работая в системе, также получает свои преимущества:

• приоритетные задачи всегда на виду и не будут упущены;
• личный вклад в дело проще и объективнее представить руководству предприятия в виде отчетов об исполнительной дисциплине.

Кроме этого, в ЧТПЗ был осуществлен отказ от бумажной массы служебных записок и протоколов. Теперь обмен ими происходит на платформе  Malahit: Documentum. Теперь получатель подобного документа обязан принять или отклонить его, однако при этом не может отправить его в архив, не заполнив соответствующую резолюцию. Отправитель всегда находится в курсе действий получателя, получая электронные извещения. При помощи шаблона прямо во время совещания заполняются протоколы встреч. Это не требует дополнительных согласований и существенно экономит время участников совещания. Итоговые поручения формируются автоматически, в соответствие с пунктами протокола.

Итогами внедрения новой платформы Malahit: Documentum, наряду с запущенным ранее корпоративным порталом, стало значительное увеличение количества электронных документов (в 15 раз – со дня старта до конца 2011 года) при уменьшении массы бумажных носителей (также в 15 раз). Это подтверждает эффективность включения электронного документооборота в современную структуру управления производством. Одним из последних проектов компании Малахит для ЧТПЗ стал запуск в опытную эксплуатацию единого архива проектной документации,  доступ к которому осуществляется через систему Documentum.